Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Hãy cùng Osuai tìm hiểu về Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) là một tính năng hữu ích mà Microsoft cũng cấp, các bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng này đúng lúc. Các bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định (giấy mời, thông báo, thư cảm ơn,…) cho nhiều người, thay vì các bạn phải viết mỗi trang gửi cho một người thì các bạn chỉ cần soạn mẫu cố định cùng với danh sách người nhận và sử dụng tính năng Mail Merge. Nếu các bạn chưa biết sử dụng tính năng này thì hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn dưới đây nhé.

Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Bài viết hướng dẫn cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.

Bước 1: Mở văn bản Word cần trộn thư, trên giao diện các bạn chọn thẻ Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện Mail Merge.

Mở Mail Merge

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn cho tài liệu Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên chọn Letters, tiếp theo chọn Next: Starting document.

Chọn kiểu cần trộn cho tài liệu Word

Bước 3: Tại đây các bạn chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư, ví ngay từ đầu đã mở văn bản Word cần trộn nên các bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp theo chọn Next: Select recipients.

Chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư

Bước 4: Trong bước này các bạn cần thêm danh sách tên, hay địa chỉ.. để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI, nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới, nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel:

Danh sách thông tin trong file Excel

Thì các bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn), tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel).

Chọn Use an existing list, tiếp theo chọn Browse

Trong cửa sổ Select Data Source, các bạn chọn đến file danh sách và nhấn Open.

Trong cửa sổ Select Data Source, chọn đến file danh sách và nhấn Open

Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK.

Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì các bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong các bạn nhấn OK.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn

Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo

Bước 5: Tại đây để dễ hiểu hơn các bạn thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, tiếp theo chọn Mailings -> Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp. Ví dụ tại dòng Kính mời (anh/chị) các bạn chọn trường Họ_và_tên, dòng Năm sinh các bạn chọn trường Năm_sinh, tại dòng địa chỉ các bạn chọn trường Địa_chỉ_thường_trú.

Chọn Mailings - Insert Merge Field - chọn trường thông tin

Hoặc các bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong các bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải

Bước 6: Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, các bạn nhấn chọn vào biểu tượng nextprevious như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác các bạn chọn Next: Complete the merge.

Xem trước thư

Lưu ý: Các bạn cũng có thể xem thư trong phần Preview Results trong thẻ Mailings.

Có thể xem thư trong phần Preview Results trong thẻ Mailings

Bước 7: Nếu muốn in thư các bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.

Nếu muốn in thư các bạn chọn Print và thiết lập in

Như vậy các bạn đã trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, từ giờ nếu cần viết các giấy mời, gửi thư… mà cần gửi tới nhiều người thì các bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như trên, các bạn sẽ rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới 1 người nhận. Chúc các bạn thành công!

Tags: Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016